Quando se discute sobre reembolso corporativo, uma das maiores dificuldades encontradas por empresas está na veracidade das informações descritas nos relatórios apresentados. Em alguns casos, colaboradores registram gastos extras, que podem ocorrer por desatenção ou erro no preenchimento do formulário, ou por um motivo pior, que é a fraude.
Uma pesquisa realizada pela Chrome River Technologies descobriu que as fraudes em despesas custam US$ 1,9 bilhão por ano às empresas americanas e, que embora esses desvios sejam quase imperceptíveis, eles infelizmente acontecem.
Outro dado preocupante, divulgado pela consultoria Hands On Solution, mostra que as empresas perdem cerca de 8% do seu faturamento em pequenos desvios feitos por funcionários.
Para se abster disso, é necessário criar uma linha de entendimento e confiança entre as duas partes, investindo em recursos que garantam uma boa experiência profissional para o colaborador e incentivar um compliance por meio de uma política de reembolso.
Entre algumas formas usadas por colaboradores para burlar o sistema de reembolso, pode-se destacar 5 tipos mais comuns e o que a empresa precisa fazer para evitar que aconteçam:
Fins pessoais ou familiares
Provavelmente a mais recorrente. O colaborador usa os recursos disponibilizados pela empresa como o cartão da empresa, por exemplo, para gastos pessoais. Segundo informação divulgada pela Carlson Wagonlit Travel (CWT), empresa líder em gestão de viagens, em média, 40% dos colaboradores em todo mundo já admitiram usar o cartão com esse objetivo, e no Brasil, 58% o fazem.
Essa prática, além de onerar a empresa e prejudicar o resultado esperado da viagem, pode resultar em demissão por justa causa, por isso, o colaborador precisa estar atento à política de reembolso para saber quais despesas realmente serão pagas e evitar problemas judiciários e trabalhistas.
Pequenos gastos ou superfaturamento
Nesse caso, existem dois erros. O primeiro, quando o colaborador inclui pequenos valores nos relatórios acreditando que não serão detectados, acrescentando R$ 20 a mais em uma conta de restaurante, R$ 100 em uma conta de hotel, ou uma corrida de táxi que não aconteceu e coloca esses valores no relatório como diversos. Muitos colaboradores confundem o fato da empresa aceitar reembolsar os gastos e escolhem os mais caros hotéis, o carro mais dispendioso para alugar ou o restaurante mais badalado.
Claro que é importante que o colaborador tenha a melhor experiência durante as viagens, fazendo com que o trabalho flua melhor, mas está errado pensar que é responsabilidade da empresa arcar com luxos ou gastos desnecessários. Por parte da empresa, melhorar o planejamento, firmando parcerias com hotéis e restaurantes pode ser um recurso para garantir um padrão nas viagens e evitar surpresas.
Extravio de comprovantes
Apresentar documentos que confirmem os gastos é de extrema importância e muitas empresas têm isso em sua política de reembolso, porém nem todas se mantêm firmes quanto a esse tópico e alguns colaboradores acabam usando isso em favor próprio ou guardam todos os comprovantes. Sem um documento que comprove quanto se gastou, o colaborador enxerga uma errônea liberdade em preencher o relatório com valores aproximados ou bem acima da realidade.
A melhor forma para evitar essa fraude é tornar obrigatório a apresentação de comprovantes junto ao relatório. Outra maneira, é utilizar recursos tecnológicos para o armazenamento de notas e recibos, através de digitalização.
Despesas mascaradas
Esse tipo de fraude acontece quando o funcionário mascara uma despesa com itens não aprovados em política como bebidas alcoólicas e entretenimento. Gastos como esses em que a nota apresenta despesas em determinados lugares e os gastos foram feitos em outros que fogem completamente do programado em política são outro caso de fraude corporativa.
A empresa precisa reforçar o envolvimento do colaborador com as regras pré-estabelecidas e estimular essa prática nas viagens, evitando esses problemas.
Serviços não autorizados
O colaborador utiliza serviços que não foram autorizadas pela empresa. Desde pacotes premium em viagens até serviços extras em hotéis são gastos realizados pelo colaborador, que acredita não haver problema se não sair do limite estipulado.
Mais uma vez, encaixa-se aqui a questão da empresa ter claramente especificado de quais itens são reembolsáveis, se certificar que o colaborador esteja ciente e fazer valer na hora de autorizar o reembolso, praticando as penalidades previstas também em lei.
Como evitar as fraudes em reembolsos
Existem algumas maneiras para inibir essas e outras formas de fraude em reembolsos de despesas realizadas em viagens corporativas. A primeira e mais importante, já citado acima, é elaborar uma política de reembolso relativamente clara e concisa, para que não haja dúvidas por parte do colaborador, caso tente burlar qualquer umas das cláusulas.
Ao criar essa política, é essencial que todos os itens reembolsáveis e não reembolsáveis estejam descritos, assim como as obrigatoriedades de ambas as partes, como a comprovação das despesas.
Uma segunda forma, é automatizar os relatórios através de aplicativos projetados para esse fim. Um exemplo é o sistema de gestão criado pela ExpenseOn (https://expenseon.com/), que auxilia o colaborador a registrar os gastos automaticamente durante a viagem, possibilitando não apenas um relatório mais rápido e preciso, como possibilita a digitalização de comprovantes, a verificação da política de reembolso e o envio direto aos departamentos responsáveis. Tudo isso pode ser feito a partir de um celular, baixando o aplicativo disponível para plataformas Android e IOS.
A ExpenseOn disponibiliza uma demonstração para quem estiver interessado em usar a tecnologia em favor da empresa, tornando possível controlar e contornar a possibilidade de fraudes através do site https://materiais.expenseon.com/demonstracao-expenseon.
